El presente Manual de Tratamiento de Datos Personales, tiene por objeto, regular la recolección, almacenamiento, uso, administración, circulación, tratamiento y transferencia de los datos personales de las personas naturales contratadas como colaboradores, clientes, proveedores y accionistas (o sus representantes y apoderados) de SUMINISTROS PARA TRANSPORTE REFRIGERADO REFRIGERACIÓN Y AIRE ACONDICIONADO SUTRAK S.A.S, (“datos personales” o “datos”) para las finalidades establecidas en el presente documento.
SUMINISTROS PARA TRANSPORTE REFRIGERADO REFRIGERACIÓN Y AIRE ACONDICIONADO SUTRAK S.A.S, sociedad comercial identificada con NIT. 800.109.279-1 – 3, domiciliada en la ciudad de Medellín, Antioquia, (“SUTRAK”), cuyas oficinas principales se encuentran ubicadas en la Carrera 46 # 48 C SUR 40 Bg. 104 Envigado, Antioquia, y dirección de correo soporte@sutraksa.co, es la entidad responsable del tratamiento de los datos personales de las personas naturales contratadas como sus colaboradores, clientes, proveedores, y accionistas (o sus representantes y apoderados).
Las siguientes son las finalidades de cada una de las bases de datos que administra SUTRAK, y por tanto todo tratamiento que realice deberá ser pertinente y adecuado para las mismas:
Clientes:
Vinculados a Proveedores:
Accionistas (o sus representantes o apoderados):
Visitantes página web y datos recolectados mediante cookies.
Sistemas de videovigilancia y grabaciones de audio
Los clientes, accionistas (o sus representantes y apoderados), proveedores y colaboradores de SUTRAK tendrán derecho a:
SUTRAK ha puesto a disposición de los Titulares de los datos personales, el correo electrónico soporte@sutraksa.com, el cual es administrado por sus administradores, con el fin de que los Titulares puedan elevar consultas, quejas, reclamos o solicitar la actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización.
Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes podrán realizar consultas a SUTRAK, respecto de los datos personales que SUTRAK conserve en sus bases de datos, a través de los mecanismos dispuestos en el numeral anterior. Si la consulta se refiere a un titular fallecido, sus familiares deberán presentar copia auténtica de los registros civiles que acrediten el vínculo de consanguinidad o los documentos idóneos para acreditar el parentesco. En el caso de existir unión marital de hecho, deben presentar declaración extra juicio.
De esta manera, SUTRAK, a través de sus administradores atenderá las consultas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
En caso los Titulares o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos de SUTRAK deba ser objeto de corrección, actualización, supresión o de revocación de la autorización del tratamiento, o si advirtieron el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo en los siguientes términos:
Mediante solicitud dirigida a través del mecanismo dispuesto por SUTRAK para tal fin, mencionado en numeral 5 del presente Manual, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, junto con los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
En todo caso SUTRAK tiene un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de la recepción del reclamo, para atenderlo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Los Titulares o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante SUTRAK.
Los Titulares de los datos personales podrán solicitar en cualquier momento a SUTRAK, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización para el tratamiento de los mismos, en la forma y términos descritos en los numerales 5 y 7 del presente Manual, considerando que los Titulares tienen derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales debidamente declarado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Salvo lo anterior, los datos personales de los Titulares, permanecerán en las bases de datos de SUTRAK hasta la fecha en la que se cumpla la finalidad para la cual fueron recolectados o hasta el día en que, por disposición legal, deban ser conservados.
Vencida la vigencia de la base de datos, se procederá a la supresión de los datos personales, sin embargo, SUTRAK conservará los datos personales para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.
SUTRAK, reconoce que la propiedad de los datos personales es de los Titulares y por lo tanto sólo ellos pueden decidir sobre los mismos. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, SUTRAK se compromete a cumplir de manera permanente con los siguientes deberes relacionados con el tratamiento de los datos personales:
SUTRAK se compromete a obtener autorización de los titulares de datos personales, para la recolección, almacenamiento, administración, uso, circulación, trasferencia o supresión de datos personales. Esta autorización debe ser previa e informada. Esta información deberá obtenerse a más tardar al momento de su recolección.
SUTRAK en su calidad de responsable del tratamiento, ha dispuesto un formato de autorización escrito, el cual será puesto a disposición de los Titulares, previo al tratamiento de sus datos personales. Este hace parte integral del presente Manual como Anexo No. 1. No obstante lo anterior, los Titulares podrán otorgar su autorización para el tratamiento de sus datos personales, por medio escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización. En ningún caso el simple silencio se entenderá como autorización.
La recolección de datos personales se limitará a los datos pertinentes y adecuados para cumplir la finalidad para el cual son recolectados o requeridos conforme a lo establecido en el presente Manual y en la normatividad vigente. Así mismo SUTRAK, se compromete a indicarles a los Titulares de los datos personales, cuáles de los datos requeridos son considerados sensibles y que su suministro es facultativo.
SUTRAK, deberá conservar la prueba de la autorización otorgada por los Titulares de los datos personales para poder realizar el tratamiento de los mismos.
El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que es puesto a disposición del Titulares de los datos personales, mediante el cual se informa la existencia de las Manual para el tratamiento de datos personales de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad de SUTRAK, hace parte integral del presente Manual como Anexo No. 2.
En el caso de zonas de videovigilancia con audio y sin audio, se debe informar a los Titulares de datos personales que se encuentran en una zona de videovigilancia, con un letrero que diga: “ZONA VIDEOVIGILADA”
Seguida del aviso de privacidad previsto en el Anexo No. 2. Estos avisos distintivos deberán ubicarse en las zonas de videovigilancia, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de estos.
Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización de los Titulares. El tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, grabación de video a través de cámaras de seguridad, administración, utilización, circulación o transferencia, en la forma permitida por la ley y se realiza de acuerdo a la finalidad establecida en el presente Manual, para cada base de datos. Así mismo, SUTRAK garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de la información personal suministrada por sus colaboradores, clientes, proveedores y accionistas, en observancia de los principios de confidencialidad y seguridad contemplados en las leyes nacionales.
En desarrollo de tales principios, SUTRAK maneja bajo estrictas medidas técnicas, la información suministrada por sus colaboradores, accionistas, clientes, proveedores y accionistas, garantizando la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida o uso no autorizado. Con ese propósito se mantendrán medidas de seguridad como las siguientes: control de acceso a instalaciones mediante registro, almacenamiento seguro de archivos físicos, vigilancia y monitoreo; cifrado de datos, contraseñas seguras y autenticación multifactor, antivirus y copias de seguridad periódicas.
SUTRAK podrá modificar la presente política de tratamiento de datos personales de manera unilateral, en cualquier momento, siempre y cuando la modificación esté asociada al cumplimiento de su objeto social y sea acorde a la normatividad aplicable. Para lo cual SUTRAK, comunicará las modificaciones a los Titulares de los datos personales mediante publicación de la política en sus oficinas principales.
Cuando el cambio de las políticas se refiera a la finalidad del tratamiento, se deberá obtener una nueva autorización de los Titulares de los datos personales.
Las bases de datos de colaboradores, accionistas, clientes y proveedores de SUTRAK, estará vigente hasta tanto se cumpla la finalidad del tratamiento de los datos personales, sin perjuicio de los datos personales que deban ser conservados en virtud de obligaciones legales o contractuales.
SUTRAK deberá ofrecer a sus contrapartes que tengan la calidad de responsables o encargados del tratamiento de datos personales, la inclusión de las siguientes cláusulas, según corresponda, estando obligada a realizar sus mejores esfuerzos para que las mismas hagan parte del acuerdo final:
Frente a responsables del tratamiento.
SUMINISTROS PARA TRANSPORTE REFRIGERADO REFRIGERACIÓN Y AIRE ACONDICIONADO SUTRAK S.A.S, tendrá la calidad de encargado del tratamiento de datos personales por cuenta de [SOCIEDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO], quien manifiesta que cumple cabalmente con las obligaciones previstas para su tratamiento, incluyendo las políticas del tratamiento, autorización del tratamiento, aviso de privacidad, y registro en el Registro Nacional de Bases de Datos, garantizando que la circulación y todo tratamiento encomendado a SUMINISTROS PARA TRANSPORTE REFRIGERADO REFRIGERACIÓN Y AIRE ACONDICIONADO SUTRAK S.A.S, es pertinente y adecuada para cumplir las finalidades autorizadas por sus titulares; y que maneja esta información con carácter de confidencial. [SOCIEDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO], se obliga a mantener indemne a SUMINISTROS PARA TRANSPORTE REFRIGERADO REFRIGERACIÓN Y AIRE ACONDICIONADO SUTRAK S.A.S, por cualquier reclamación que ésta reciba por parte de los titulares, a consecuencia del incumplimiento de la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, o por cualquier perjuicio asociado al incumplimiento de la obligación de confidencialidad adquirida.
Frente a encargados del tratamiento.
[SOCIEDAD ENCARGADA DEL TRATAMIENTO], tendrá la calidad de encargado del tratamiento de datos personales por cuenta de SUMINISTROS PARA TRANSPORTE REFRIGERADO REFRIGERACIÓN Y AIRE ACONDICIONADO SUTRAK S.A.S, y por tanto [SOCIEDAD ENCARGADA DEL TRATAMIENTO], se obliga a dar cumplimiento a las políticas del tratamiento de datos personales de SUMINISTROS PARA TRANSPORTE REFRIGERADO REFRIGERACIÓN Y AIRE ACONDICIONADO SUTRAK S.A.S, y en especial a dar el tratamiento de datos personales que sea pertinente y adecuado para el cumplimiento de las finalidades previstas en la autorización otorgada por su titular; así como de mantener esta información con carácter de confidencial. [SOCIEDAD ENCARGADA DEL TRATAMIENTO], se obliga a mantener indemne a SUMINISTROS PARA TRANSPORTE REFRIGERADO REFRIGERACIÓN Y AIRE ACONDICIONADO SUTRAK S.A.S, por cualquier reclamación que ésta reciba por parte de los titulares, a consecuencia del incumplimiento de la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, o por cualquier perjuicio asociado al incumplimiento de la obligación de confidencialidad adquirida.
La presente versión del Manual de Manual para el tratamiento de datos personales de Datos Personales estará vigente a partir del 12 de marzo de 2025.
ANEXO No. 1
FORMATO DE AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
SUMINISTROS PARA TRANSPORTE REFRIGERADO REFRIGERACIÓN Y AIRE ACONDICIONADO SUTRAK S.A.S,
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que rigen la materia, mediante la presente manifiesto que autorizó de manera previa, informada y explícitamente a SUMINISTROS PARA TRANSPORTE REFRIGERADO REFRIGERACIÓN Y AIRE ACONDICIONADO SUTRAK S.A.S, (En adelante “SUTRAK”) sociedad comercial identificada con NIT. 800.109.279-1 – 3, domiciliada en la ciudad de Medellín, Antioquia, para que recolecte, almacene, utilice, administre y transfiera a terceros, mis datos personales, con las finalidades que se encuentran establecidas en el Manual de Tratamiento de Datos Personales.
Declaro que conozco mis derechos a acceder, conocer, actualizar, rectificar, suprimir y/o revocar la autorización para el tratamiento de mis datos personales, los cuales puedo hacer efectivos ante la administración de la sociedad a través del correo electrónico soporte@sutraksa.com
Reconozco que el suministro de datos sensibles como la historia clínica, datos biométricos, o relacionados con menores de edad y/o adolescentes es meramente facultativo. A su vez SUTRAK., garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos personales.
Así mismo, conozco que puedo tener acceso al Manual de Tratamiento de Datos Personales y al Aviso de Privacidad, el cual se encuentra dispuesto en la página web
Adicionalmente autorizo a SUTRAK para que realice actualizaciones y modificaciones al Manual de Tratamiento de Datos Personales, para lo cual deberá informarme mediante publicación comunicación escrita dirigida a mi correo electrónico.
Manifiesto que la autorización que estoy otorgando mediante el presente documento es voluntaria y que la información que suministre es verídica.
Firmado el día ____de ___ de _______.
Firma del Titular: _________________________________________________
Nombre / Razón Social: _________________________________________________
Documento de Identidad: _________________________________________________
Correo electrónico: _______________________.
ANEXO No. 2
Aviso de privacidad. El manual de tratamiento de datos personales de SUMINISTROS PARA TRANSPORTE REFRIGERADO REFRIGERACIÓN Y AIRE ACONDICIONADO SUTRAK S.A.S, donde se especifica el tratamiento y finalidades de sus datos personales, podrá consultarlo en el siguiente link: https://sutrak.com.co/privacy-policy/
Los Titulares de datos personales tendrán derecho a la actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización, así como a la realización de consultas y reclamos, a través del correo electrónico: soporte@sutraksa.com el cual será atendido por sus administradores. Aclaramos que el suministro de los datos personales de los niños, niñas, adolescentes, así como los demás datos considerados sensibles, es facultativo.
018000-423789
soporte@sutraksa.com
(4) 444 8735
Carrera 46 No. 48 C sur40 – Int. 104
Envigado – Antioquia
01 8000 423879
Calle 25B bis No. 73A – 68
Bogotá – Cundinamarca