POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE SUTRAK S.A.S.

CONTENIDO

  1.     Objetivo de la Política de Tratamiento
  2. Definiciones para efectos de la Política de Tratamiento de Datos Personales
  3. Principios para el Tratamiento de Datos Personales
  4. Autorización
  5. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales
  6. Procedimiento de almacenamiento de información de datos personales
  7. Información y mecanismos dispuestos por SUTRAK S.A.S. como responsables del Tratamiento de Datos Personales
  8. Área responsable del Tratamiento de Datos Personales
  9. Derechos del Titular de Datos Personales
  10. Transferencia de Datos Personales
  11. Deberes del responsable del Tratamiento de Datos Personales
  12. Vigencia y Modificación de la Política de Tratamiento de Datos Personales
  13. Otras disposiciones

I. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO SUTRAK S.A.S. (en adelante la “empresa”), con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y a las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, y comprometido con la seguridad de la información personal de sus clientes, proveedores, contratistas, usuarios, empleados y del público en general, se permite presentar la Política de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales (en adelante la “POLÍTICA”) de la empresa, en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que haya sido otorgada por los Titulares de la información.

En esta Política, la empresa detalla los lineamientos corporativos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, como la finalidad de la recolección de la información, derechos de los Titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.

La empresa, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, solo recolecta Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.

II. DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012, las cuales se esbozan a continuación:

1. Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

2. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En el caso concreto, la Compañía se considerará Responsable del Tratamiento.

3. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

5. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

6. Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: se refiere al presente documento.

7. Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.

III. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

3. Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos que disponga la misma.

IV. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: La empresa, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización a los Titulares, informado sobre las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento. En atención al principio de libertad que establece la Ley 1581 de 2012, la autorización de los Titulares podrá manifestarse por:

  1. escrito,
  2. de forma oral o
  3. mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización.

La empresa conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

Considerando que la empresa ha recolectado Datos Personales con anterioridad a la fecha de publicación y entrada en vigor de la presente Política, así como del Decreto 1377 de 2013, se implementarán las siguientes medidas con el propósito de obtener la autorización y protección de Datos Personales, según lo dispuesto por el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013:

1. La empresa solicitará la autorización de los Titulares para continuar con el Tratamiento de sus Datos Personales, a través de mecanismos eficientes de comunicación escrita, así como poner en conocimiento de éstos la Política y el modo de ejercer sus derechos frente a la empresa y los Encargados.

2. En caso de que los mecanismos de comunicación descritos en el numeral anterior impongan cargas desproporcionadas a la empresa, o le sea imposible solicitar a cada Titular la autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales y poner en su conocimiento la Política, se implementarán como medidas alternas:

2.1. Publicación en diarios de amplia circulación nacional, local o revistas un aviso de privacidad, en el cual se solicite la autorización de los Titulares para continuar con el Tratamiento de sus Datos Personales, así como la indicación para conocer la Política y el modo de ejercer sus derechos frente a la empresa y los Encargados.

2.2. Publicación en la página web de la empresa de un enlace “Protección de Datos Personales” en el cual puedan los usuarios visualizar la Política y el modo de ejercer sus derechos frente a la Compañía y los Encargados.

V. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Finalidades del Tratamiento de Datos Personales. Los Datos Personales de los Titulares son recolectados por la empresa en desarrollo de su objeto social, con la finalidad de:

  1. Informar sobre nuestros productos y/o servicios, propios o por cuenta de otros, sobre la promoción, administración, importación, exportaciones y venta al mayor y al detal de productos alimenticios, entre otros.
  2. Evaluar la calidad de nuestros productos o servicios
  3. Gestionar una correcta prestación de nuestros servicios.
  4. Realizar campañas de publicidad y mercadeo, para ofrecer productos o servicios propios o de terceros.
  5. Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición que sean realizadas por ustedes como usuarios a través de los canales de comunicación, dispuestos para el efecto.
  6. Enviar boletines informativos.
  7. Elaborar estudios estadísticos.
  8. Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
  9. Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
  10. Enviar información sobre actividades desarrolladas por la Compañía o envío de información que se considere de interés a través de diferentes medios.
  11. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
  12. Compartir con terceros que colaboran con la empresa y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, call center y casas de cobranzas. Se precisa en este punto que estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos de confidencialidad suscritos con los mismos.
  13. Ejecutar los contratos que tiene suscritos la empresa.
  14. Celebrar convenios con terceros.
  15. Envío eventual de comunicaciones comerciales y publicitarias por cualquiera de los medios que se relacionan a continuación, tales como correo electrónico, SMS, MMS, REDES SOCIALES o cualquier otro medio electrónico o físico conocido, en el presente o futuro, que haga posible realizar comunicaciones de tipo comercial y/o publicitario. Dichas comunicaciones comerciales se referirán a productos o servicios ofrecidos por nosotros, SUTRAK S.A.S., o sus aliados comerciales y/o estratégicos con los que se pacte algún acuerdo de promoción comercial entre sus clientes
  16. Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre la empresa y el Titular.

La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de la empresa o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

Tipo de Datos Personales que son incluidos en las bases de datos de la empresa, dentro de su objeto social y con la finalidad de desarrollar las actividades antes descritas, recolecta de sus Titulares información referente a sus Datos Personales:

  1. Tipo de documento de identidad;
  2. Número de documento de identidad;
  3. Nombres y Apellidos;
  4. Dirección;
  5. Teléfono oficina;
  6. Teléfono residencia;
  7. Celular;
  8. Dirección de correo electrónico;
  9. Ciudad;
  10. Departamento y
  11. País.

VI. PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN DE DATOS PERSONALES: SUTRAK S.A.S. adoptará medidas técnicas, tecnológicas y administrativas adecuadas y suficientes que permitan el cuidado y conservación de los Datos Personales de los Titulares, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. De igual forma, la implementación de estas medidas, permitirá la conservación de la Autorización otorgada por los Titulares de los Datos Personales para el tratamiento de los mismos. SUTRAK S.A.S.  adoptará todos los mecanismos para guardar la confidencialidad de la información y se abstendrá de usar la información para fines diferentes a los expresamente autorizados por el Titular.

Procedimiento para conocer la información: En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, SUTRAK S.A.S. determina que el procedimiento para conocer la información que SUTRAK S.A.S. posee del titular en sus bases de datos, es el siguiente:

Quién desee conocer la información que SUTRAK S.A.S. almacena en sus bases de datos, deberá enviar una comunicación al correo electrónico soporte@sutraksa.com o a la dirección Carrera 46 – 48 c, Cl. 40 Sur Bodega 104, Envigado, Antioquia, teléfono +57(4)444-8735 o 01 8000 423789 Correo electrónico soporte@sutraksa.com, Whatsapp +57(316)740-0380. en la cual manifieste su intención de conocer la información que sobre el Titular se encuentra en las Bases de Datos de SUTRAK S.A.S, y en la cual informe una dirección o correo electrónico en el cual se le pueda dar respuesta.

Esta comunicación deberá estar suscrita por (i) el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente; (ii) los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad; (iii) el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; o (iv) por estipulación a favor de otro o para otro (en adelante y en su conjunto los “Interesados”). El Área Responsable dará respuesta al Titular o al interesado en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación, al correo electrónico o dirección física que haya especificado en la solicitud.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, caso en el cuál el tiempo de respuesta se extenderá en cinco días hábiles adicionales.

La consulta de la información por parte del Titular o interesado será gratuita, siempre y cuando sea (i) al menos una vez cada mes calendario, o (ii) se realice con motivo de una modificación sustancial de la presente Política. En caso de que la consulta se haga con una periodicidad mayor a la establecida, SUTRAK S.A.S podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos en que haya incurrido para el efecto.

Procedimiento para actualizar, rectificar y suprimir la información: Los Titulares de los Datos Personales o sus causahabientes, podrán en todo momento, solicitar a SUTRAK S.A.S. la actualización, rectificación o supresión de sus datos y/o revocar la autorización del tratamiento por parte de SUTRAK S.A.S de los mismos, mediante la presentación de un reclamo al siguiente correo electrónico soporte@sutraksa.com o a la dirección Carrera 46 – 48c, Cl. 40 Sur Bodega 104 Envigado, Antioquia, teléfono +57(4)444-8735 o 01 8000 423789, Correo electrónico soporte@sutraksa.com, Whatsapp +57(316)740-0380, en el cual se indiquen los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física o correo electrónico en el que se debe dar respuesta, y los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al solicitante.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual con SUTRAK S.A.S.

Procedimiento para el uso y circulación de información: Transferencia de datos personales SUTRAK S.A.S. en consideración a la naturaleza de promotor de ferias, exposiciones, convenciones y eventos de carácter local, nacional e internacional y exclusivamente dentro de las finalidades mencionadas para la recolección de la información, podrá transferir información correspondiente a los Datos Personales de los Titulares en razón de dar estricto cumplimiento al giro ordinario de sus negocios, siempre y cuando: (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo; (ii) sea necesario hacerlo para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado; (iii) sea necesario hacerlo con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos; (v) su información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración de la sociedad; o (vi) sea requerido o permitido por la ley.

Transmisión de datos personales. SUTRAK S.A.S. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de los Datos Personales de los Titulares o se proporcionen dichos datos a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros. De igual forma, SUTRAK S.A.S. podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los Datos Personales.

Seguridad en el tratamiento de la información. SUTRAK S.A.S. ha adoptado medidas de seguridad razonables para proteger la información de los Titulares e impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos. El acceso a los datos personales está restringido a aquellos empleados, contratistas, representantes y agentes de SUTRAK S.A.S. encargados del Tratamiento de los datos y que necesitan conocer los mismos para desempeñar sus funciones y desarrollar el objeto social de la Compañía.

SUTRAK S.A.S. no permite el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante, lo anterior, SUTRAK S.A.S.  no será responsable por ataques informáticos y en general cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales e información diferente a estos contenida en sus equipos informáticos o en aquellos contratados con terceros.

Temporalidad del tratamiento de datos personales: De conformidad con los principios rectores y las medidas tecnológicas y administrativas que se incorporen dentro de la institución, se mantendrán y conservarán los datos personales a los que se refiere la presente política mientras esté vigente la relación con el Titular del dato respectivo y por el tiempo exigido por la normatividad vigente en materia contable, comercial, laboral, fiscal, y atendiendo a razones jurídicas, administrativas e históricas de la información.

La Compañía pondrá a disposición de los Titulares el correo electrónico soporte@sutraksa.com y mailings para efectos de proceder de conformidad. Resulta indispensable advertir, que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando Titular tenga vigente un deber legal o contractual con la empresa.

VII. INFORMACIÓN Y MECANISMOS DE CONTACTO DISPUESTOS POR LA COMPAÑÍA COMO RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Razón social SUTRAK S.A.S.  NIT 800109279-1 Domiciliada en la Carrera 46 – 48c, Cl. 40 Sur Bodega 104 Envigado – Antioquia, teléfono +57(4)444-8735 o 01 8000 423789 Correo electrónico soporte@sutraksa.com, Whatsapp +57(316)740-0380.

VIII. ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES El departamento general de soporte de la empresa será la encargada de recibir las peticiones, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales. Esta área se encargará de realizar el procedimiento interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente, comprensible y oportuna al Titular del Dato.

IX. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES De conformidad con el art. 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución;
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

De conformidad con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los Derechos antes mencionados, podrán ser ejercidos por:

  1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

X. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES La empresa podrá transferir los Datos Personales de los Titulares entre sí, y a las demás compañías o entidades que pertenezcan o llegaren a pertenecer al mismo grupo de control y/o grupo financiero, domiciliadas en Colombia y/o en el exterior, en estricto cumplimiento a lo dispuesto en la presente Política y las normas que regulan la materia.

De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste, se mantenga actualizada;
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  13. Informar a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos;
  14. Informar a la autoridad de protección de datos, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

XII. VIGENCIA DE LA POLÍTICA La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de la empresa, rige a partir de su publicación. Esta Política puede ser modificada por la empresa en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre el tema, caso en el cual se informará oportunamente a los Titulares. Cualquier modificación o actualización de la presente Política, será informada a través del correo electrónico y cartelera publica en el domicilio principal de le empresa, donde se pondrá a disposición de los Titulares, la última versión de la Política, con indicación de la fecha de entrada en vigor de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso. El uso o adquisición de los productos o servicios que ofrecen la empresa por parte del Titular o su no desvinculación de los mismos, después de la puesta a disposición de la nueva Política, constituye la aceptación de la misma. Los Datos Personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que el Titular tenga el producto o servicio, más el término que establezca la ley.

XIII. OTRAS DISPOSICIONES

1. La empresa, para el Tratamiento de Datos Sensibles, informarán a los Titulares de la información: (i) que, por tratarse de este tipo de datos, no están obligados a autorizar su Tratamiento e (ii) informará cuales Datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento.

2. Para efectos del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, la empresa responderá y respetarán el interés superior de estos, además asegurarán el respeto de sus derechos fundamentales.

Adicionalmente, la empresa solicitará autorización del Representante del niño, niña o adolescente a efectos de efectuar el Tratamiento de sus Datos Personales.

3. La empresa recolectará, almacenará, usará o circulará los Datos Personales sobre los que se cuente con la debida autorización, por el término que sea razonable y necesario, el cual en todo caso no podrá ser inferior al término de duración que tenga la Compañía.

En todo caso, lo invitamos a revisar periódicamente nuestra página web www.sutraksa.com en donde se le informará sobre los cambios y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos habilitados por SUTRAK S.A.S.  para obtener una copia de la misma.

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